Apakah Anda berencana untuk mengambil liburan panjang dari pekerjaan Anda dan khawatir Anda akan meninggalkan rekan kerja dan klien Anda? Atau mungkin Anda hanya akan pergi sebentar, tetapi takut rekan kantor Anda mengira Anda meninggalkan mereka? Nah, jika Anda menggunakan Microsoft Teams sebagai saluran komunikasi utama Anda, Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini lagi.
Dengan Microsoft Teams, Anda dapat mengatur status “Di Luar Kantor” yang memungkinkan orang lain mengetahui bahwa Anda tidak dapat berbicara dan memberi tahu mereka tentang ketidakhadiran Anda. Berikut adalah berbagai cara untuk mengatur status ini di Microsoft Teams Anda.
Cara Mengatur Pesan Status Di Luar Kantor di Microsoft Teams
Jika Anda tidak bekerja pada hari tertentu atau pergi berlibur, Anda dapat mengatur status “Di Luar Kantor” di akun Microsoft Teams Anda. Jadi, ketika salah satu rekan tim Anda mengirimi Anda pesan, mereka akan menerima balasan otomatis, sehingga mereka tahu Anda tidak ada.
Ada dua cara Anda dapat mengatur status ini di Microsoft Teams Anda: melalui foto profil dan pengaturan. Inilah cara Anda dapat melakukannya:
Catatan : Ini berfungsi untuk Windows dan macOS, karena aplikasi Microsoft Teams memiliki antarmuka pengguna yang sama untuk keduanya.
Melalui Profil Microsoft Teams Anda :
- Di komputer Anda, buka Microsoft Teams.
- Jika Anda adalah anggota dari berbagai tim, pilih organisasi atau tim mana yang ingin Anda edit statusnya. Jika tidak, lewati langkah ini.
- Selanjutnya, klik foto profil Anda yang ada di bagian kanan atas layar Anda.
- Klik Set status message.
- Di bagian bawah jendela pop-up, klik tombol Schedule out of office. Ini akan membuka jendela baru.
- Dari jendela Di Luar Kantor, aktifkan opsi Turn on automatic replies.
- Kemudian, ketik pesan di luar kantor Anda di kotak teks di bawah sakelar. Pesan apa pun yang Anda masukkan di sini akan dikirim ke orang yang mencoba menghubungi Anda di Teams atau memeriksa profil Anda. Ini juga akan dikirim sebagai balasan otomatis di Outlook Anda, jadi pastikan untuk spesifik sampai Anda keluar dari kantor. Anda juga bisa mengetik di sini saat Anda kembali bekerja.
- Setelah menambahkan pesan tidak di kantor, Anda memiliki opsi untuk mengaktifkan pengiriman balasan otomatis ke orang yang berada di luar organisasi Anda. Jika Anda berurusan dengan klien atau orang di luar perusahaan Anda, Anda harus mengaktifkan opsi ini.
- Yang harus Anda lakukan adalah mengklik kotak di samping Kirim balasan di luar organisasi saya. Jika Anda hanya ingin mengirim pemberitahuan keluar kantor kepada orang-orang di kontak Anda, centang Only to your contacts. Jika Anda lebih suka mengirimkannya ke semua orang, pilih All external senders.
- Selanjutnya, atur pesan yang Anda inginkan untuk rekan eksternal Anda. Ketik balasan pada kotak dialog yang tersedia, atau Anda dapat menyalin dan menempelkan pesan yang Anda masukkan ke dalam status Teams Anda.
- Anda juga perlu menjadwalkan kapan akun Teams Anda akan mengirim balasan otomatis. Klik kotak di samping opsi Send replies only during a time period untuk mengaktifkannya.
- Terakhir, klik Save.
- Buka aplikasi Microsoft Teams di komputer Anda.
- Kemudian, klik menu tiga titik di samping foto profil Anda.
- Dari opsi, pilih Pengaturan.
- Di navigasi sisi kanan, klik Umum. Selanjutnya, gulir ke bawah ke bagian bawah halaman Umum dan klik Jadwal. Ini akan membuka jendela Di Luar Kantor.
- Ikuti langkah 6 hingga 12 dari instruksi sebelumnya untuk mengatur status Di Luar Kantor Anda.
- Buka aplikasi Microsoft Teams di ponsel Android atau iOS Anda.
- Ketuk foto profil Anda yang ada di bagian atas kiri layar. Selanjutnya, tekan Atur pesan status.
- Tambahkan pesan status Anda pada kotak teks yang disediakan. Jika Anda ingin menampilkan pesan status Anda saat orang mengirim pesan atau menyebut Anda, aktifkan opsi Perlihatkan saat orang mengirimi saya pesan. Kemudian, atur penghitung waktu berapa lama Anda akan menerima pesan status ini. Setelah periode yang dipilih, pesan status Anda akan dihapus secara otomatis.
- Terakhir, tekan Selesai. Sekarang, kontak Anda akan melihat pesan status Anda setiap kali mereka mengirimi Anda pesan di Teams.
- Buka aplikasi Microsoft Outlook di komputer Anda.
- Selanjutnya, klik File yang ditemukan di menu atas.
- Kemudian, tekan tombol Balasan Otomatis.
- Dari jendela ini, Anda akan melihat pesan persis yang Anda atur di akun Teams Anda.
- Terakhir, edit pesan di luar kantor Anda dan klik OK untuk menyimpan perubahan Anda. Perubahan yang Anda buat di sini juga akan ditampilkan di akun Tim Anda.
- Masuk ke pengaturan Di Luar Kantor Anda dengan menekan foto profil Anda, lalu Atur pesan status > Jadwalkan di luar kantor atau melalui Pengaturan dengan mengklik Settings > General > Out of Office.
- Kemudian, matikan sakelar di sebelah opsi Nyalakan balasan otomatis dan tekan Save.